Корпоративные порталы снова в моде

Портал — своего рода «Сезам» корпоративного виртуального пространства: отсюда открывается доступ практически ко всем информационным богатствам компании. Но, претерпевая качественные и количественные изменения, информационное пространство требует преображения и точки входа. Портал упорядочивает, структурирует внутреннее информационное пространство организации: разрозненные ресурсы объединяются, автоматизируются процессы работы с контентом, организуется совместная деятельность сотрудников. Вопрос в том, что именно понимается под информационным пространством. До недавнего времени этим термином называли совокупность данных, которые использовались в работе с учетными системами. Но сегодня представления о составных элементах, назначении, организации информационного пространства, его роли для компании меняются коренным образом. А значит, трансформируются и требования к порталу как единой точке доступа к корпоративному контенту. По мнению Владимира Толмачева, руководителя проектной практики Microsoft компании Citronics, роль портала качественно меняется: «Портал становится поисковой и интеграционной платформой для корпоративного контента, агрегируя не столько данные, сколько информацию, расположенную в различных внутренних и внешних системах».

Магистральная тенденция развития корпоративных порталов сегодня — их социализация. «На смену классическому корпоративному порталу приходит social intranet — социальный интранет — единая среда, объединяющая классические инструменты управления и преимущества социальных коммуникаций, — отмечает Сергей Рыжиков, генеральный директор „1С-Битрикс». — На базе социального интранета объединяются и внутренние, и внешние системы, используемые в компании: инструменты привычны и понятны. Это повышает скорость взаимодействия и эффективность решения повседневных задач. Кроме того, если раньше внедрение корпоративного портала было стрессом для сотрудников и зачастую они негативно оценивали нововведение, то появление знакомых всем социальных инструментов управления контентом делает привыкание к новой системе комфортным для всех».

Новые принципы

Современные платформы предлагают новый подход к построению порталов и управлению контентом. «Прежде всего портал рассматривается как совокупность саморазвивающихся, пересекающихся, взаимодействующих друг с другом пространств работы пользователей (групповых и персональных) — в противоположность традиционному подходу, заимствованному из сайтостроения, — отмечает Алексей Ильвовский, директор отделения интернет-решений компании „ФОРС». — Часть групповых пространств при этом обслуживает работу „стационарных» организационных структур компании, часть — деятельность динамически создаваемых сообществ».

В основе управления контентом и доступом к нему лежит принцип инициативной, сетевой и гетерогенной доступности всей необходимой пользователю информации по всему пространству портала.

— Все сведения, социальное взаимодействие и экспертиза должны быть предоставлены каждому пользователю портала в каждый момент его работы на портале, — поясняет Алексей Ильвовский. — Контент предоставляется пользователям независимо от их «ведомственной принадлежности» внутри пространств и приложений самого портала и внутри подразделений компании («сетевая доступность»), а также от типа представления и хранения информации («гетерогенность»). «Инициативная доступность» подразумевает естественное и непрерывное предоставление пользователю сетевой информации и взаимодействия, инициированное шагами и контекстом его текущего бизнес-процесса в портале, а не только явными поисковыми запросами. Данный принцип может быть реализован с помощью комбинации концепции пространств и технологий Web 2.0 (включая wiki, блоги, социальные сети), развитых до уровня Enterprise 2.0 (то есть Web 2.0, объединенных с бизнес-процессами компании).

Корпоративный портал должен обладать следующими базовыми функциями: организация веб-контента, публикуемого на страницах портала (подготовка, публикация, согласование новостей, статей), интеграция корпоративной информации в портал из любых источников, организация информационных лент (иерархия страниц, блоги), предоставление средств коллективного творчества (wiki-ресурсы, социальные сети, организация сообществ, форумов), политики безопасности и разграничение прав доступа.

Классика

Руководитель практики Microsoft SharePoint компании EPAM Systems Виктор Вишняков описывает классический базовый инструментарий портального решения. Во-первых, оно должно обладать функционалом, который обеспечит создание и хранение типовых документов (в том числе их шаблонов), создаваемых в результате повседневной деятельности компании, и даст пользователям инструменты для управления ими. Во-вторых, на портале должна поддерживаться возможность ведения и оперативного обновления каталога сотрудников. В идеале он должен быть интегрирован с имеющейся HR-системой и предоставлять наиболее полную и актуальную информацию о пользователях — специалистах компании. В-третьих, обязательно пригодится функциональность для хранения и своевременного обновления различного рода корпоративных документов (к примеру, должностных и рабочих инструкций и правил, сборника часто задаваемых вопросов и др.). Реализовать ее можно, в частности, в виде страниц wiki: это позволит большому кругу пользователей работать с информацией и быстро вносить в нее необходимые изменения.

Из всех источников

Большинство современных портальных платформ делают ставку на наличие гибких механизмов и интерфейсов интеграции корпоративной информации в портал из любых источников. Будучи веб-ориентированными, они предоставляют базовые средства для поддержки полного жизненного цикла и разграничения доступа к информации, публикуемой на своих страницах. «Важной функциональной составляющей современных портальных платформ является их открытость, что подразумевает обеспечение механизмов интеграции информации из внешних источников, а также предоставление интерфейсов доступа к собственному контенту, — отмечает начальник отдела прикладного программного обеспечения компании „Открытые Технологии» Петр Макаров. — Поддержка открытых стандартов и спецификаций (например, CMIS-, веб-, RESTful-сервисы и пр.) облегчает не только внедрение, но и дальнейшую поддержку портальных платформ».

Георгий Власкин, начальник управления ИТ страхового акционерного общества «ГЕФЕСТ», рассказывает о собственном опыте выбора портального решения:

— При большой географической распределенности крупных организаций необходимы максимально разнообразные и эффективные коммуникации, быстрый и надежный обмен информацией, организация производительной совместной работы: от этого часто зависит скорость и правильность принятия решений. Поэтому важным условием выбора решения было то, чтобы в основе нового портала лежала промышленная платформа, которая гарантировала бы нам возможность будущего развития и совместимость с мировыми стандартами — например, форматов документов, наиболее распространенных почтовых программ, учетных систем.

ГЛАВНАЯ ТЕНДЕНЦИЯ РАЗВИТИЯ КОРПОРАТИВНЫХ ПОРТАЛОВ — ИХ СОЦИАЛИЗАЦИЯ. НА СМЕНУ КЛАССИЧЕСКОМУ ПОРТАЛУ ПРИХОДИТ SOCIAL INTRANET

Георгий Горшков, проректор Московского финансово-юридического университета, обращает особое внимание на актуальность вопросов мультиплатформенности: «Необходима возможность доступа к порталу с различных мобильных устройств. Причем под доступом подразумевается не только чтение документов, но и полноценная работа с ними, и доступ к различным внутренним информационным ресурсам».

Информация ищет потребителя

По данным IDC Research, в среднем у сотрудника уходит 9,5 часа в неделю на поиск необходимой информации, в отдельных случаях время, потраченное на поиск, достигает 50%. При классическом подходе у рядового пользователя есть два способа найти документ: создать явный поисковый запрос или перейти по ссылке (из централизованной новостной ленты или другого раздела портала). «При новом портальном подходе, который реализован, например, в платформе Oracle WebCenter Portal, не пользователь ищет документ, а документ — пользователя, — рассказывает Алексей Ильвовский. — Во-первых, можно найти нужный профильный документ с помощью социальной корпоративной сети, блогов, форумов, встроенных порталом в профессиональную жизнь данного пользователя. Во-вторых, можно просто „волшебным образом» обнаружить его в один прекрасный день в своем персональном или групповом пространстве: дело в том, что для работы с корпоративным контентом теперь стало возможным использовать те же приемы инициативного анализа предпочтений пользователя, что знакомы многим из нас по работе с продвинутыми ресурсами в Сети». Новые возможности совершенно не вступают в противоречие с классическими схемами поиска: они значительно расширяют возможности работы сотрудников в информационном поле компании, делают его более многомерным.

Сергей Рыжиков даже полагает, что основным элементом корпоративного портала сегодня стала «живая лента» (active stream) — поток изменений, индивидуальный для каждого сотрудника в соответствии с правами доступа, который объединяет задачи, работу с документами, информацию из различных информационных источников:

— Вокруг «живой ленты» аккумулируются решения и знания компании. Интересно, что в организациях, использующих социальные инструменты взаимодействия, иногда говорят: если что-то не появилось в «живой ленте», то этого и не было.

Коллективное творчество

При классическом подходе корпоративный контент меняется только централизованно, усилиями контент-менеджеров. В результате львиная доля нужной информации либо размещается на портале с опозданием, либо вообще не появляется там. «Очень важно, чтобы в жизни корпоративного портала и его функционировании могли участвовать все сотрудники компании — от секретаря-делопроизводителя до генерального директора, и для этого не надо было бы проходить специального обучения, — подчеркивает Валентин Кудрявцев, директор департамента DeskWork и программных разработок компании Softline. — Каждый в компании должен иметь возможность легко создавать контент, сейчас, возможно, нужный только ему, но в дальнейшем — и его коллегам. Тем самым изменяется парадигма использования информации: если раньше контент создавали специально выделенные для этого сотрудники, а другие его читали (например, делопроизводители или администраторы внутреннего сайта), то теперь в создании могут участвовать все. Это лавинообразно увеличивает количество информации, создаваемой и хранящейся на портале, и тем самым делает принятие решений более быстрым и точным».

Алексей Ильвовский рассказывает о том, как новые портальные технологии позволяют изменять контент коллективно — с получением авторами всей необходимой экспертизы непосредственно в ходе самого бизнес-процесса подготовки контента:

— Технологии Enterprise 2.0 позволяют осуществить разработку любого контента (например, научного или инженерного характера) и всех его атрибутов в режиме wiki и задействовать при этом других участников данного пространства или авторов аналогичных проектов. Пользователь видит на рабочем экране не только поля для заполнения атрибутов документа, но и «коллективный опыт» и «коллективные рекомендации» по его подготовке и оформлению. При заполнении конкретных атрибутов он получает рекомендации по исследованиям, проектам или документам по сходной тематике, может прямо на своем экране увидеть их результаты, связаться с их авторами и экспертами для консультаций, получить доступ к обсуждениям по данной тематике и так далее. При этом для получения информации или экспертизы пользователь не должен прерывать свой основной бизнес-процесс (подготовка и оформление документа) ни на одном из его этапов. Более того, в любой момент он может сохранить «черновик» уже пройденных (полностью или частично) этапов, чтобы вернуться к нему позже (при сохранении всей истории полученной информации и экспертизы).

ВСЕ СВЕДЕНИЯ, СОЦИАЛЬНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ И ЭКСПЕРТИЗА ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ ЕГО РАБОТЫ НА ПОРТАЛЕ

Особое внимание стоит обратить на наличие удобного, интуитивно понятного интерфейса — такого, чтобы для участия в создании и наполнении контента не требовались какие-то специальные знания. Необходим функционал, который позволит настраивать интерфейс портала под конкретного пользователя или тип пользователей. Тогда различные группы сотрудников (к примеру, маркетологи или программисты) будут видеть разный перечень документов и список возможных действий.

Виктор Вишняков советует заострить внимание на наличии в составе портального решения функциональности для поддержки краудсорсинга — совместного обсуждения и генерации идей, коллективной работы с информацией. Его дополняет Ян Тиханов, ведущий специалист департамента по связям с общественностью ОАО «МРСК Урала»: «Должен присутствовать функционал, позволяющий знакомиться друг с другом, адаптационные программы для новых сотрудников, рабочие и неформальные группы, дающие возможность публично решать производственные и досуговые вопросы. На мой взгляд, в портальном решении также должны присутствовать различные сервисы для сотрудников, такие как заказ воды, командировок, переговорных и пр.».

В зоне особого внимания

Помимо основных принципов построения современных порталов, перечисленных выше, Алексей Ильвовский рекомендует заострить внимание на нескольких важнейших возможностях портальных решений.

Поддержка портальной платформой открытых стандартов (шины, BPEL, XML, XSLT, XPATH, веб-сервисы и т. д.). В противном случае будет невозможно обеспечить доступ к гетерогенному контенту организации.

Интеграция с ECM-системами (желательно — с разными). Так, Oracle WebCenter Portal имеет тесную интеграцию с одним из лучших в своем классе продуктов для управления информационными ресурсами предприятия и веб-контентом — Oracle Universal Content Management (Oracle UCM). Oracle WebCenter использует Oracle UCM как основное средство хранения и управления контентом, включая документы, сообщения в форумах, блогах, статьи в wiki. Однако при этом использование Oracle UCM — не единственная возможность реализации системы управления контентом для Oracle WebCenter. Доступна интеграция с внешними хранилищами контента: EMC Documentum, MS SharePoint, Lotus Domino и другими. При этом можно совместно использовать в портале две системы управления контентом для разных целей — встроенное хранилище (Oracle UCM) для работы с собственным контентом портала (документы, wiki-статьи, блоги, форумы) и внешнее (например, EMC Documentum) — для интеграции в портал готовой системы электронного документооборота.

Отказоустойчивость, масштабируемость, балансировка нагрузки. Ранее эти свойства порталов не были критичными, однако при переводе всей работы с контентом организации под управление портала он приобретает свойства приложения, критичного для бизнеса организации, — отсюда возникают перечисленные выше требования.

Проблемы и решения

Одной из главных ошибок, возникающих в процессе внедрения и эксплуатации портального решения, эксперты EPAM Systems называют недостаточное внимание к моделированию портала: «Необходимо уделить внимание разработке своего рода „дорожной карты». Подход „Сначала мы разработаем одну страницу портала, потом вторую, потом еще какую-нибудь» нельзя назвать продуктивным. Обязательно нужно сформировать детальный план на ближайшие два–три года, где будет четко прописано, как должен развертываться портал, какие страницы и когда следует создавать, как будет происходить наполнение портала информацией и как мы намерены развивать его дальше. Лучше это сделать в самом начале проекта. Кроме того, „дорожная карта» поможет добиться того, чтобы портал стал единой целостной информационной системой, а не остался собранием отдельных островков автоматизации („портальчик для маркетинга», „портальчик для HR»), на которых вперемешку свалены кучи информации».

Особое внимание необходимо уделить разработке правил работы с информацией (например, регламентам создания документов, заполнения метаданных, подобным процессам). Проблемы будут и в том случае, если мало времени уделено обучению пользователей, построению правильной информационной архитектуры, а также вопросам эргономики и удобства работы с порталом для пользователей. Кроме того, в число ошибок входит чрезмерное усложнение портальных решений — как в плане функциональности, так и в плане визуальных средств (например, в погоне за мечтой о реализации концепции Web 2.0).

Порталам не хватает ориентации на пользователя, — констатирует Сергей Рыжиков:

— Наиболее часто задаваемый вопрос от тех, кто ведет проекты по внедрению портала в организации: «Как заставить сотрудников пользоваться порталом?» Такой подход полностью противоречит концепции веб-сервисов, в первую очередь социальных. Вы где-нибудь видели, чтобы создатели популярных сервисов в Интернете задавались этим вопросом именно в такой форме — «Как нам заставить»? Этого нет именно потому, что пользователь и время, проведенное им на сайте, — это главная ценность для разработчиков, поэтому в первую очередь они задумываются об удобстве пользователя. И именно этого не хватает большинству порталов и продуктов — легкости, понятных интерфейсов, учитывающих интересы пользователей, юзабилити. И именно поэтому использование инструментов соцсетей на корпорталах (комментарии и обсуждения, «лайки», живая лента и тому подобное) может быть очень эффективным.

ВАЖНО, ЧТОБЫ В ЖИЗНИ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА, ЕГО НАПОЛНЕНИИ И РАЗВИТИИ МОГЛИ УЧАСТВОВАТЬ ВСЕ СОТРУДНИКИ КОМПАНИИ

Информация, которая выкладывается на портале, должна быть действительно важной и необходимой сотрудникам компании. В противном случае, даже если портал идеально удобен и функционален, пользоваться им практически никто не станет. «Одинаково важно учить пользователей работать как с самим портальным решением, так и с теми технологиями, на основе которых оно разработано, — полагает Виктор Вишняков. — Если, например, портал построен на базе Microsoft SharePoint, то полезно научить пользователей не только работать с ним, но и более или менее разбираться в особенностях и возможностях этого программного продукта».

Петр Макаров предостерегает от распространенной ошибки создания «портального зоопарка»: «Пользователи корпоративных порталов могут не только продуцировать контент, но зачастую имеют все необходимое для организации собственных информационных ресурсов. Децентрализованное управление такими ресурсами со временем может привести к хаосу в корпоративном контенте. Вместо удобной в работе системы можно получить набор непонятных разрозненных сервисов, дублирование информации, которую невозможно ни найти, ни проанализировать. Поэтому уже на этапе проектирования корпоративного портала необходимо уделять внимание его информационному обеспечению, описанию моделей сервисов, информационных ресурсов и модели информационной безопасности».

Алексей Ильвовский обращает внимание на противоречие в совместном использовании ECM и портального решения:

— Частой проблемой (особенно для российских организаций) является огромное количество уже существующих, ранее разработанных корпоративных интернет-ресурсов. Несмотря на то что визуально они могут выглядеть весьма неплохо и решать задачи «традиционного» корпоративного портала вполне успешно, такие порталы не обладают возможностями для развития и масштабирования, а главное — они не могут быть интегрированы с ECM. Традиционной ошибкой является стремление сохранить «статус-кво» в компании, что приводит к независимому развитию портала и ЕСМ-системы. В результате теряется темп перехода на новейшие технологии, создаются ненужные ограничения для их внедрения и использования всех возникающих преимуществ при управлении корпоративным контентом. Современные ЕСМ и порталы не «могут», а обязательно должны дополнять друг друга. Более того, современные портальные платформы так и строятся — с расчетом на то, что для управления контентом будет использована не специальная «встроенная, внутрипортальная» система управления, а промышленная, внешняя по отношению к порталу. Это позволяет не дублировать функционал, а использовать лучшие решения в каждом из классов для построения объединенного приложения «портал — ЕСМ»

Портал решает бизнес-проблемы

Владимир Толмачев, руководитель проектной практики Microsoft компании Citronix

Зачастую компании не подозревают, что бизнес-проблемы, которые кажутся сложнопреодолимыми, с легкостью могут быть решены с внедрением портальной платформы. Давайте рассмотрим два примера порталов, активно использующих корпоративный контент для различных задач.

Построение базы знаний

Классический подход к решению данной задачи — разработка многомерной классификации информации и ее последующий ручной ввод. Но такой подход всегда сопряжен с проблемой мотивации сотрудников на внесение этой информации или же с проблемой дополнительного персонала для ее ведения. Между тем очевидно, что практически все сотрудники компании в процессе своей регулярной работы ежедневно создают документы, в которых заключено большое количество знаний. Остается одна задача: извлечь эти знания и «разложить по полочкам», желательно автоматически. Если создать структуру классификации информации, с которой работает компания, или же задать правила, по которым эти классификаторы должны строиться, то вся информация компании становится одной базой знаний. К этому добавляется возможность полнотекстового поиска. На основе такого подхода можно создавать специализированные базы знаний — например, для операторов колл-центров.

Портал договоров

Договоры, как правило, размещаются в СЭД или ERP (или комбинированно: часть в одной системе, часть в другой). Нередко классификация договоров в этих системах ориентирована на учет договоров и контроль процесса их согласования. И далеко не всегда ее достаточно для оперативного поиска необходимого документа. Как будем решать эту задачу?

Разрабатывается система классификаторов на основе существующих в системах справочников — например, по типу услуги (товара), контрагенту, статусу документа, дате подписания, организационной единице. Индексируется содержимое СЭД и ERP — и предоставляется единый интерфейс для сквозного поиска необходимого документа по характеристикам, которые не вносились в карточку документа в момент ввода, а определились автоматически на основе его содержания.

Один клик — и вы в университете

Георгий Горшков, проректор Московского финансово-юридического университета (МФЮА)

В нашем вузе корпоративный портал обеспечивает связь между студентами, методистами, преподавателями, кафедрами, поэтому по максимуму задействованы интерактивные коммуникационные возможности портального решения. Кроме того, портал играет роль связующей платформы между несколькими внешними системами: почта, дистанционное обучение, компьютерное тестирование, Wi-Fi-авторизация студентов, библиотечный модуль.

Средствами корпоративного портала осуществляются публикации в режиме реального времени (новостные, информационные и учебные материалы, система тематических обращений, рейтинг преподавателей по дисциплинам, базы знаний). Особо стоит отметить возможность проверки выпускных квалификационных работ на плагиат, что существенно высвободило рабочее время преподавателей.

Портал Московского финансово-юридического университета был реализован совместно с компанией «Махаон» на платформе 1С-Битрикс «Внутренний портал высшего учебного заведения» (текущая версия — 11.0.10). Группы пользователей формируются из «1С:Зарплата Управление персоналом 8.2» для сотрудников. Группы, информация, уровни доступа, взаимосвязи для преподавателей и студентов формируются из системы управления корпоративным контентом «КРУЗ» (Комплексное решение для учебных заведений) на платформе «1С:Предприятие 8.2», разработанной компанией «Совинто».

Поделюсь опытом: при выборе портального решения советую в первую очередь обращать внимание на наличие безопасного и гибкого механизма интеграции с внешними системами, использующего для работы веб-сервисы. Системы управления корпоративным контентом уже сейчас веб-ориентированы. На мой взгляд, гибкость пользовательских политик обработки и хранения информации порталов сейчас мало чем уступает аналогичным свойствам системы управления корпоративным контентом. Остается поднять качество и скорость сетевого транспорта.

В портал интегрирована система документооборота. Отмечу, что системе управления корпоративным контентом должны быть присущи свойства мультиплатформенности. Студенты и преподаватели — люди мобильные: далеко не всегда они могут выйти на портал с рабочего компьютера. А находиться в информационной среде вуза им надо постоянно. Поэтому необходимо, чтобы доступ и работа в системе управления контентом были возможны и удобны с различных мобильных устройств. Информирование посредством СМС я также считаю удобным функционалом.

Самая большая проблема при внедрении портального решения —качество и объем исходных данных. Другая трудность, с которой нам довелось столкнуться, — унификация учетных данных для разных систем для уникального пользователя. Ну и еще одна неожиданная трудность — из разряда «недостатков как продолжения достоинств». Теперь обратная связь с коллегами и студентами стала практически мгновенной. Это потребовало от преподавателей существенного увеличения скорости принятия решений. Жизнь стала намного насыщеннее и интенсивнее.

http://i-business.ru